Intercom vervangen in een VvE: van besluit tot oplevering

Waarom VvE’s nu vervangen

Veel appartementencomplexen hebben nog een spreek-luisterinstallatie uit de bouwtijd. Die werkt vaak tot hij niet meer werkt: een deurstation dat uitvalt, een binnenpost die kraakt, onderdelen die niet meer leverbaar zijn. En bewoners verwachten inmiddels te zien wie er aanbelt, en de deur ook te kunnen openen als ze niet thuis zijn, voor een pakketbezorger of een monteur.

Een video-intercom vervangt de oude installatie door een deurstation met camera en een binnenpost of app per appartement. Dit artikel is bedoeld voor het bestuur of de technische commissie die dat traject moet voorbereiden.

Stap 1. Inventariseer wat er nu is

Begin met de feiten. Een goede inventarisatie voorkomt verrassingen in de offerte en vragen in de vergadering.

• Entrees: hoeveel deuren hebben een bellentableau? Hoofdingang, achteringang, fietsenberging, parkeergarage?
• Appartementen: hoeveel, en over hoeveel trappenhuizen of liften verdeeld?
• Bekabeling: welke kabels lopen er van de entree naar de appartementen, en zijn ze bereikbaar in een meterkast of schacht?
• Deuropener: hoe gaat de deur nu open? Een elektrische sluitplaat, een motorslot, een deurdranger?
• Toegang voor bewoners: sleutel, tag of code?
• Storingen: wat werkt er nu niet, en sinds wanneer?

Stap 2. Bestaande bekabeling: hergebruiken of vernieuwen

Dit is de grootste kostenfactor, en het grootste verschil tussen een rustige en een rommelige vervanging. Een moderne video-intercom kan in veel complexen over de bestaande tweedraads bedrading werken. Dan hoeft er niet gehakt te worden in trappenhuizen of appartementen. Is de bestaande bekabeling ongeschikt of beschadigd, dan wordt het nieuwe netwerkbekabeling, die meer mogelijkheden biedt maar meer werk vraagt. Welke route kan, stellen we vast tijdens een opname op locatie.

Stap 3. Binnenpost, app of beide

Veel VvE’s kiezen voor een binnenpost als basis, met de app als optie per bewoner. Zo valt niemand buiten de boot.

Stap 4. Toegangsbeheer meenemen

Een intercomvervanging is het moment om ook de toegang voor bewoners te regelen. Met tags of codes op de entreedeuren hoeft een verloren sleutel niet meer te betekenen dat het slot vervangen moet: de tag wordt geblokkeerd, klaar. Ook tijdelijke toegang voor de schoonmaker, een glazenwasser of een aannemer is dan per dag en tijd in te stellen. Meer over de opbouw van zo’n systeem in toegangscontrole voor bedrijven; voor een VvE werkt het op dezelfde manier.

Stap 5. Privacy en beeld

Een deurstation met camera legt beelden vast van bewoners en bezoekers. Spreek vooraf af wie beelden mag bekijken, hoe lang ze bewaard blijven en waarvoor ze worden gebruikt. Leg dat vast in een besluit van de vergadering of het huishoudelijk reglement. Een deurstation dat alleen beeld toont tijdens een oproep, vraagt minder afspraken dan een opname bij elke beweging. Wilt u daarnaast camera’s in de entree, berging of parkeergarage, dan gelden dezelfde vragen. Zie ook camera’s, de openbare weg en de buren.

Stap 6. Een voorstel voor de ledenvergadering

Een vervanging van een gezamenlijke voorziening wordt doorgaans in de vergadering besloten, volgens de regels in uw splitsingsakte en reglement. Een voorstel dat leden kunnen beoordelen, bevat:

1. Aanleiding: wat werkt er niet, en wat zijn de risico’s van wachten.
2. Oplossing: deurstations, binnenposten of app, toegangsbeheer, bekabeling.
3. Eén complete prijs voor de gezamenlijke installatie, en wat eventueel per appartement wordt gekozen.
4. Planning: hoe lang de werkzaamheden duren, en wanneer bewoners thuis moeten zijn.
5. Beheer na oplevering: wie het aanspreekpunt is, en wie tags en gebruikers beheert.
6. Privacyafspraken over beeld.

Wij stellen het technische deel van zo’n voorstel op na de opname, zodat het bestuur het kan voorleggen.

Stap 7. Uitvoering zonder gedoe

We plannen de overstap zo dat bewoners zo kort mogelijk zonder werkende bel zitten. Binnenposten worden per trappenhuis gemonteerd; bewoners krijgen vooraf een tijdvak. Na de oplevering staat de app op de telefoons van wie dat wil, en krijgt het bestuur uitleg over het beheer.

Checklist voor het bestuur

• Inventarisatie van entrees, appartementen en bekabeling is gedaan.
• Keuze binnenpost, app of beide is besproken in het bestuur.
• Toegangsbeheer voor bewoners en leveranciers is meegenomen.
• Afspraken over beeld en privacy liggen klaar voor de vergadering.
• Er is één complete prijs, met wat er inbegrepen is.
• Planning en bereikbaarheid van bewoners zijn afgestemd.
• Eén beheerder en een vervanger zijn aangewezen.

Veelgestelde vragen

Moeten alle binnenposten tegelijk worden vervangen?

Bij een overstap naar een nieuw systeem doorgaans wel: oude binnenposten werken meestal niet met een nieuw deurstation. Daarom plannen we de vervanging per trappenhuis, met tijdvakken voor bewoners.

Kan een bewoner zelf kiezen voor alleen de app?

Dat is een keuze die de VvE maakt. Technisch kan het. Een binnenpost in elk appartement als basis zorgt ervoor dat ook bewoners zonder smartphone de deur kunnen openen.

Wat als de bestaande bekabeling niet bruikbaar is?

Dan wordt het nieuwe bekabeling via bestaande schachten of kabelgoten. Dat bepalen we tijdens de opname, zodat het in de prijs staat en niet achteraf.

Hoe lang duurt een vervanging?

Dat hangt af van het aantal appartementen en de bekabeling. Na de opname krijgt u een planning met het aantal werkdagen en de tijdvakken per trappenhuis.

Wat kost een nieuwe intercom voor een VvE?

Dat hangt af van het aantal entrees en appartementen, de keuze tussen binnenpost en app, en of de bestaande bekabeling bruikbaar is. Een bedrag zonder opname zou een gok zijn. Na de opname ontvangt u één complete prijs.

Volgende stap

Meer over de installatie zelf op onze pagina over video-intercom laten installeren. Wilt u de situatie in uw complex laten bekijken? Plan advies op locatie; wij maken een voorstel dat het bestuur aan de vergadering kan voorleggen.