Het probleem met sleutels
Een sleutel is anoniem, kopieerbaar en onbeperkt geldig. Vertrekt een medewerker met een sleutel, of raakt er een zoek, dan is de enige echte oplossing het slot vervangen. In de praktijk gebeurt dat zelden, en weet na een paar jaar niemand meer hoeveel sleutels er in omloop zijn.
Toegangscontrole lost precies dat op: toegang wordt een recht dat u per persoon geeft, beperkt en intrekt.
Wat het oplevert
- Intrekken in seconden. Pas kwijt of medewerker uit dienst: blokkeren, klaar.
- Toegang op maat. De schoonmaak alleen op werkdagen tussen zes en acht. Het magazijn alleen voor magazijnmedewerkers. De serverruimte voor twee mensen.
- Een logboek. Wie opende welke deur en wanneer. Bij een incident is dat vaak de eerste vraag.
- Koppeling met het alarm. De eerste die binnenkomt, schakelt met dezelfde handeling het alarm uit. Dat voorkomt het meest voorkomende loze alarm.
De onderdelen
- Het identificatiemiddel: een pas, tag, pincode of smartphone. Zie pincode, pas of app?
- De lezer bij de deur.
- De controller, die beslist of de deur opengaat. Hij hoort aan de veilige kant van de deur, niet in de lezer zelf.
- Het slot: een elektrische sluitplaat, een motorslot of een magneet. De keuze hangt af van de deur en van de vraag wat er bij stroomuitval moet gebeuren.
- De software, waarin u personen, groepen en tijdschema’s beheert.
Veiligheid gaat voor beveiliging
Een deur in een vluchtroute moet van binnenuit altijd zonder sleutel of pas te openen zijn. Dat bepaalt mede welk slot mogelijk is. We bekijken dit per deur; het is een van de redenen dat toegangscontrole altijd begint met een opname op locatie.
Wanneer is het de investering waard?
- Vanaf ongeveer tien sleutelhouders, of bij regelmatig personeelsverloop.
- Bij ruimtes met een verhoogd risico: voorraad, medicijnen, serverruimte, archief.
- Bij gedeelde panden en VvE’s.
- Als u buiten werktijd wilt weten wie er binnen is geweest.
Voor een kantoor met vijf vaste mensen en één voordeur is een goed cilinderslot met gecertificeerde sleutels vaak genoeg. Ook dat zeggen we eerlijk.
Privacy
Een logboek van deurbewegingen bevat persoonsgegevens. Informeer medewerkers, gebruik de gegevens alleen voor beveiliging en bewaar ze niet langer dan nodig.
Veelgestelde vragen
Werkt de deur nog als de stroom of het netwerk uitvalt?
Dat is een ontwerpkeuze die u vooraf maakt, per deur. Een slot kan bij stroomuitval vergrendeld blijven of juist vrijgeven. Voor een vluchtdeur geldt dat u er van binnenuit altijd uit moet kunnen; voor een magazijndeur wilt u dat hij dicht blijft. Een noodvoeding overbrugt korte onderbrekingen. De controller bewaart de toegangsrechten lokaal, zodat de deuren ook zonder netwerk blijven werken.
Moeten alle deuren worden vervangen?
Zelden. In de meeste gevallen passen we het sluitwerk aan: een elektrische sluitplaat in het kozijn of een motorslot in de deur. De deur en het kozijn moeten wel in goede staat zijn; een elektronisch slot op een deur die klemt, geeft storingen.
Kan het draadloos?
Er bestaan elektronische cilinders en deurbeslagen op batterijen, die zonder bekabeling op een bestaande deur passen. Dat is een goede oplossing voor binnendeuren en voor panden waar kabels trekken lastig is. Voor drukke buitendeuren blijft een bekabelde oplossing robuuster.
Hoe ga ik om met bezoekers en leveranciers?
Met tijdelijke toegang: een code of pas die alleen geldt op de afgesproken dag en tijd, en alleen voor de deuren die nodig zijn. In combinatie met een video-intercom bij de entree kan de receptie, of u zelf op afstand, iemand binnenlaten.
Kan het gekoppeld worden aan de tijdregistratie?
Technisch is veel mogelijk, maar wees voorzichtig: toegangscontrole is bedoeld voor beveiliging. Gebruik voor een ander doel, zoals aanwezigheid controleren, vraagt een eigen afweging en heldere afspraken met uw medewerkers. Bespreek het met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging als u die heeft.
Wat vraagt het aan beheer?
Minder dan sleutelbeheer. Nieuwe medewerker: pas aanmaken en aan een groep koppelen. Uit dienst: pas blokkeren. Wijs één beheerder aan en een vervanger, en loop twee keer per jaar de lijst met actieve passen na. De meeste vervuiling ontstaat door passen van mensen die allang weg zijn.
Zo begint een traject
Met een plattegrond en een rondgang. Per deur leggen we vast: wie moet erdoor, wanneer, wat gebeurt er bij brand en bij stroomuitval, en wat zit er nu voor slot in. Daaruit volgt een voorstel per deur, met één complete prijs. U kunt beginnen met de buitendeuren en later uitbreiden.
Beginnen
Begin met de buitendeuren en de ene ruimte die ertoe doet. Een goed systeem breidt u later deur voor deur uit. Meer op onze pagina over toegangscontrole.